Hướng dẫn sắp xếp chứng từ, báo cáo kế toán.

  • Ke Toan Gioi
  • 2752
  • 5

Mỗi công ty có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau sao cho dễ quản lý. Tuy nhiên k phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp các hóa đơn chứng từ một cách khoa học dễ tìm kiếm Chúng tôi xin chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp chứng từ khoa học và hợp lý:

I.BÁO CÁO THUẾ:

1. Báo cáo thuế tháng: ( Nếu công ty thuộc diện nộp các báo cáo thuế theo tháng)

- Báo cáo thuế GTGT

- Báo cáo thuế TNCN (Nếu có)

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước (Nếu phát sinh thuế phải nộp)

2. Báo cáo thuế  Quý: ( Nếu công ty thuộc diện nộp các báo cáo thuế theo quý)

- Báo cáo thuế GTGT

- Báo cáo thuế TNCN (Nếu có)

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

-  Tờ khai thuế TNDN tạm tính

- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước (Nếu phát sinh thuế phải nộp)

3. Báo cáo thuế năm:

- Bộ báo cáo tài chính

- Tờ khai quyết toán thuế TNDN

- Tờ khai quyết toán thuế TNCN

- Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước (Nếu phát sinh thuế phải nộp)

4. Hóa đơn GTGT

- Mẫu 06:  đăng ký áp dụng PP kê khai tính thuế là PP khấu trừ 

- Công văn trả lời của cơ quan thuế về việc đồng ý cho doanh nghiệp  áp dụng PP kê khai tính thuế là PP khấu trừ 

- Mẫu 3.14 -đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in, tự in 

- Mẫu 3.15 - Thông báo của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn đặt in

- Hợp đồng đặt in hóa đơn GTGT - Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

- Mẫu TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn GTGT

- Mẫu hóa đơn GTGT

5. Hóa đơn xuất khẩu:

Mẫu 3.12. : Bảng kê quyết toán hoá đơn

Lưu ý: Từ ngày 01/06/2014 cơ quan thuế (CQT) sẽ không tiếp nhận Thông báo phát hành hóa đơn xuất khẩu mới. Trường hợp các doanh nghiệp (DN), tổ chức kinh doanh chưa sử dụng hết các số hóa đơn xuất khẩu còn tồn đã đặt in và đã Thông báo phát hành, nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì đăng ký số lượng theo mẫu số 3.12 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC gửi đến CQT quản lý trực tiếp trước ngày 31/7/2014.)

6. Các hồ sơ khác:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh- Tờ khai thuế môn bài

- Giấy nộp tiền thuế môn bài.- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

II.SỔ KẾ TOÁN : (hình thức nhật ký chung)- Sổ nhật ký chung- Sổ nhật ký thu tiền- Sổ nhật ký chi tiền- Sổ nhật ký mua hàng- Sổ nhật ký bán hàng- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh- Sổ chi tiết tài khoản- Sổ quỹ tiền mặt- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)- Bảng trích khấu hao tài sản cố định- Thẻ tài sản cố định- Bảng phân bổ CCDC- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa- Thẻ kho- Sổ chi tiết công nợ phải thu- Sổ chi tiết công nợ phải trả- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính- Sổ chi tiết tiền vayCác sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN

III. Chứng từ kế toán:

1. ĐẦU VÀO

a. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước.

- Thông thường thì bộ chứng từ gồm: 

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa

+  Hóa đơn GTGT.

+ Chứng từ thanh toán cho người bán( Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi ngân hàng)- đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- TH thuê nhà, thuê xe ; hoặc mua hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra  của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng:  Bộ chứng từ  gồm:

+ Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC

+ Hợp đồng mua bán, thuê nhà.

+ Chứng từ thanh toán cho người bán.

 

- TH thuê nhà, thuê xe ; hoặc mua hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra  của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng:

TH1:  cá nhân cho thuê nhà đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

+ Hóa đơn của cơ quan thuế

+ Hợp đồng mua bán, thuê nhà.

+ Chứng từ thanh toán cho người bán.

TH2:  cá nhân cho thuê nhà không đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

(trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước. Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty)

Các hồ sơ chứng từ để được thuế chấp nhận là chi phí được trừ như sau:

+  Hợp đồng thuê nhà, + Chứng từ thanh toán tiền, + Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

 

b. Đối với hàng hóa nhập khẩu.

+ Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.

+ Tờ khai hải quan 

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

+ Hóa đơn thương mại.

+ Vận đơn

+ Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

CHÚ Ý: Hàng hoá, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa bán ra; bù trừ công nợ; thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng mà các phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng cũng được coi là thanh toán qua ngân hàng; Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán qua ngân hàng phần giá trị còn lại trên.

 

2. ĐẦU RA

a. Đối với hàng hóa , dịch vụ bán trong nước.

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

- Hóa đơn GTGT

b. Đối với hàng hóa xuất khẩu.

+ Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.

+ Tờ khai hải quan 

+ Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng

+ Hóa đơn thương mại.

+ Vận đơn

+ Chứng từ nộp thuế khâu xuất khẩu

 

3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:

+  Hợp đồng lao động

+ Chứng minh thư phô tô.

+ Quy chế tiền lương, thưởng.

+ Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)

+ Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

+ Bảng chấm công hàng tháng.

+Bảng thanh toán tiền lương.

+ Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.

+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng

+ Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

+ Đăng ký giảm trừ gia cảnh

+  Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm

 Đối với những lao động thời vụ cần có:

+Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN

Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

+ Hợp đồng giao khoán

+Biên bản bàn giao

+ Biên bản nghiệm thu

+ Chứng từ thanh toán tiền

4. Bộ chứng từ đầy đủ của chi phí công tác gồm:

+ Quy chế công tác phí có đề cập đến vấn đề các khoản chi phí đi công tác (Chi phí đi lại; Chi phí lưu trú; Phụ cấp công tác phí; Chi phí tiếp khách nếu có)

+ Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

+ Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú. 

+ Phiếu đề nghị hoàn ứng kèm theo các chứng từ, hóa đơn gốc của việc đi công tác đó:   Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

 

Lưu ý: Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì  Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ : Hợp đồng lao động.;Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính.

 

5. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản.

a/ Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

+ Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.

+ Hóa đơn GTGT

+ Biên bản giao nhận tài sản

+ Phí trước bạn (nếu là TS cần phải đăng ký quyền sở hữu)

+ Chứng từ thanh toán và nộp thuế trước bạ(Nếu có)

b/Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

+ Quyết định thanh lý,hủy tài sản

+ Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng

+ Hóa đơn bán tài sản

+ Biên bản bài giao tài sản

+ Chứng từ thanh toán

c/ Chi phí khấu hao tài sản.

- Đăng ký PP trích khấu hao tài sản cố định. (Tùy từng chi cục thuế, có chi cục nhận bản đăng ký này, có chi cục không nhận)

- Bảng  tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định; 

6. Bộ chứng từ vé máy bay

a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

- Vé máy bay điện tử.

- Thẻ lên máy bay (boarding pass)

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: 

- Vé máy bay điện tử,

- Giấy điều động đi công tác.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

- Vé máy bay.

- Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).

- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.

- Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

7. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát.

a. Đối với chi phí nghỉ mát 

- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.

- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát

- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.

- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.

- Chứng từ thanh toán.

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…

- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty

- Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty

- Chứng từ chi tiền

- Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

 

 

Trên đây là những hồ sơ chứng từ, sổ sách chủ yếu mà bạn cần quan tâm,  Tuy nhiên tùy vào thực tế doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ và chứng từ khác,

Các bạn có thể sắp xếp chứng từ theo hướng dẫn trên hoặc sắp sếp theo cách riêng của doanh nghiệp. nhưng phải đảm bảo được sự hợp lý và khoa học để lúc cần có thể dễ dàng tìm thấy.

 

 

 

Loading...
Có thể bạn quan tâm
Cẩm nang