Chứng minh chi phí xăng xe là chi phí hợp lý, hợp lệ

  • Ke Toan Gioi
  • 80
  • 5

Trong quá trình sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều xe với chủ sở hữu khác nhau để phục vụ hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy đối với từng trường hợp doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện khác nhau để được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Xe thuộc sở hữu công ty

Trường hợp này cần xuất trình những giấy tờ sau đây để được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

  • Lịch trình hoạt động của xe
  • Bảng kế hoạch đăng ký sử dụng xe đi công tác
  • Định mức sử dụng nguyên liệu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng tiền xăng xe
  • Bảng tổng hợp số km xe chạy. Để từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ trong một tháng
  • Bản xác nhận giao hàng bằng xe

 Xe thuê

Trong trường hợp này công ty cần xuất trình những giấy tờ tài liệu cho cơ quan thuế để được xác định là chi phí hợp lý được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

  • Hợp đồng thuê xe
  • Chứng từ thanh toán
  • Mục đích thuê xe là để phục vụ hoạt động kinh doanh
  • Lịch trình hoạt động của xe
  • Định mức sử dụng nguyên liệu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng tiền xăng xe

Xe của giám đốc

Trong tình huống này để chi phí xăng xe được coi là chi phí hợp lý doanh nghiệp cần tiến hành “hợp thức hóa” việc sử dụng xe bằng hai cách sau đây:

  • Ký hợp đồng mượn xe: Trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ chi phí thuê xe mà chỉ được khấu trừ chi phí xăng xe mà thôi. Lúc này doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệ sau để cung cấp cho cơ quan thuế:
  • Hợp đồng mượn xe
  • Định mức sử dụng nguyên liệu
  • Lịch trình sử dụng xe
  • Hóa đơn giá trị gia tăng tiền xăng xe
  • Ký hợp đồng thuê xe: Trường hợp này doanh nghiệp sẽ cần cung cấp hồ sơ như trường hợp thuê xe bình thường. Tuy nhiên trong trường hợp này doanh nghiệp lại cần nộp các thuế liên quan đến hợp đồng thuê xe như: Thuế giá trị gia tăng; thuế thu nhập cá nhân nếu
Cẩm nang